Tips om een doeltreffende offerte schrijven

Op de Bobex marktplaats­ krijgen wel eens de vraag van “Hoe kunnen we beter offertes schrijven?” Daarom hieronder een paar tips voor een effectieve offerte.
Geef een antwoord op de vraag van de klant
Welk probleem heeft de klant? Wat verwacht hij van uw product of dienst? Zijn er specifieke eisen of wensen waarmee u rekening moet houden? Geef een concreet antwoord op de vragen van de klant. De klant wil als uniek behandeld worden. Beschrijf niet alleen wat uw product kan, maar besteed vooral aandacht aan de voordelen die het voor uw klant heeft.
Gebruik duidelijke en verstaanbare taal
Begin met uw concept samen te vatten in 2 à 3 zinnen. Toon de tekst aan iemand om de verstaanbaarheid ervan te testen. Als deze persoon de basisideeën niet volledig kan vatten, begin opnieuw. Zolang u dit niet kan doen, bent u niet klaar om een offerte te schrijven. Elke sector heeft zijn eigen woorden, termen en uitdrukkingen. Vermijd vaktermen te gebruiken, en als het echt moet, leg ze dan uit. Niet iedereen is vertrouwd met uitdrukkingen zoals “Javascript” of “Above the line”. Denk er ook aan dat uw voorstel wellicht door verschillende mensen zal gelezen worden.
De gepaste toon en structuur gebruikenvinden9.jpg
Een effectieve offerte oogt prettig en wekt vertrouwen. Net als bij iedere andere tekst geldt ook voor een offerte dat deze goed gestructureerd moet zijn. Deel de tekst zo in dat het onderscheid tussen inleiding en aanbieding duidelijk is. In uw schrijfstijl, taal en woordgebruik probeert u de toon te treffen van de offerteaanvraag van de klant.
Vermijd standaardzinnen
De verleiding is groot om standaardteksten voor offertes te gebruiken. Het bespaart u immers tijd en kosten. Maar er zitten ook risico’s aan. Standaardbrieven bevatten immers stukken die niet voor elke klant relevant zijn. Het knippen en plakken levert vaak geforceerde brouwsels op. Bekijk daarom kritisch welke onderdelen u gaat standaardiseren. Schrijf altijd een persoonlijke begeleidingsbrief.
Gebruik visuele elementen en bijlagen
Gebruik sporadisch visuele elementen in uw voorstel. Logos, clip art, grafieken en tabellen zullen het visueel aspect van uw document vebeteren en zullen de leesbaarheid verbeteren. Pagina’s met enkel tekst zijn vaak niet zeer boeiend en daarenboven vermoeiend voor het oog. De omvang van offertes varieert van één blad tot tientallen pagina’s. Hoe langer de offerte, hoe moeilijk het voor de klant wordt zicht te houden op het geheel. Maak daarom onderscheid tussen de begeleidingsbrief en bijlagen. In de brief vermeldt u in wervende toon kort de voorgeschiedenis en uw voorstel in hoofdpunten. In de bijlagen neemt u gedetailleerde productinformatie, tijdsplanning en voorwaarden op. Stuur eventueel een bedrijfs- of productbrochure mee.
Maar vooral… volg uw offerte op!
De offerte is slechts één stap in het verkoopproces. Falen of succes is vaak afhankelijk van de opvolging, juist omdat tegenwoordig producten en diensten zoveel op elkaar lijken. Blijf contact houden met de klant. Zorg er dan wel voor dat deze gesprekken voor de klant (en u zelf) toegevoegde waarde hebben. Vraag naar nieuwe ontwikkelingen. Stuur kopieën van artikelen en benader de klant met uw nieuwste productinnovaties. Ook al wordt uw offerte afgewezen, dan nog is het verstandig na enkele weken opnieuw contact op te nemen. Wie weet is het met de andere leverancier mislukt en krijgt u opnieuw een kans.

TIP: Op zoek naar nieuwe klanten? Ontdek hier de grootste B2B marktplaats in België.
(Bron: Bobex nieuwsbrief­ België, Bobex newsletter UK)

­