Juiste schoonmaakbedrijf kiezen? Inkoopadvies en tips

Op zoek naar het juiste schoonmaakbedrijf voor uw bedrijf of zaak? De netheid van uw lokalen reflecteert het imago van uw bedrijf, en verdient dus wat nadere aandacht.­ U moet voor ogen houden dat uw dagelijkse activiteiten zorgen voor wanorde, vuil en afval. Het is ook duidelijk dat uw personeel niet kan instaan om de hele schoonmaak te doen. In dit geval kan u een beroep doen op een schoonmaakbedrijf.

België telt ongeveer 1.200 schoonmaakbedrijven. Het merendeel van deze bedrijven beschikt over een CQL-attest (Cleaning Quality Label) of over een ISO 9002-certificaat. De markt van de schoonmaakdiensten bestaat uit bedrijven van verschillende grootte, gaande van de kleine zelfstandige over KMO’s tot zeer grote ondernemingen. De aangeboden diensten kunnen gespecialiseerd zijn (industriële schoonmaak, schoonmaak van ziekenhuizen, van computer- en telefoonmateriaal,?) of algemeen, d.w.z. dat een volledig gamma van schoonmaakdiensten wordt aangeboden. Het is dus belangrijk om uw behoefte duidelijk te bepalen gezien de prijs afhangt van het type van onderhoud, van de periode en de frequentie van schoonmaak, van de oppervlakte en soms van de nabijheid van andere werkplaatsen.

Naast het type schoonmaak (zie lager),­ dient u de frequentie van de dienst bepalen. Heeft u de dienst frequent nodig, op regelmatige tijdstippen of bent u enkel geïnteresseerd in een éénmalige prestatie? De frequentie hangt af van uw behoefte; een algemeen onderhoud dient misschien tweemaal per week te gebeuren, maar hetzelfde geldt niet voor het onderhoud van bureaumateriaal. Maar waarom zou u niet voorzien in een frequente preventieve reiniging van tapijten en desinfectering van de buizen van de airconditioning? Voorkomen is beter dan genezen! Ook belangrijk is het bepalen van een gepast tijdstip voor de schoonmaak aangezien het niet aangewezen is dat dit de activiteiten van uw personeel verhindert.

Tenslotte dient u rekening te houden met het soort en de grootte van de oppervlakte die gereinigd moeten worden. Een industriële hal van 4000 m2 zal niet op dezelfde manier gereinigd worden als een lokaal met kasten en bureaus. Het type vloerbekleding, de oppervlakte, de toegankelijkheid, de uitrusting met meubilair, enz., zijn dus factoren waarmee u rekening dient te houden. Al deze elementen zullen u toelaten om het meest geschikte systeem van schoonmaak te kiezen, zij het mechanisch, zij het manueel.

De schoonmaak vergt het gebruik van producten en van materiaal (machines of werktuigen). Het is van belang dat wordt meegedeeld wat ter beschikking zal worden gesteld, zodat uw leverancier precies weet in welke machines hij moet voorzien en wat hij moet aanrekenen als leveringskosten.

Hoe kiest u een leverancier voor poetsdiensten?

Nadat u uw behoeften heeft bepaald, gebeurt het zoeken naar een leverancier door het opstellen van een lastenboek dat als referentiedocument zal dienen voor alle leveranciers die u contacteert. Daarna stuurt u gratis een offerteaanvraag uit voor schoonmaakdiensten (klik hier):

  • De prijs speelt hier uiteraard een zeer belangrijke rol, maar men mag in deze sector zeker niet de kwaliteit van de dienst uit het oog verliezen.
  • Via de de reputatie van het schoonmaakbedrijf zal u al heel wat te weten komen over de kwaliteit van zijn prestaties. Indien u een bedrijf kiest met een grote naambekendheid zal u ongetwijfeld tevreden zijn over hun diensten.
  • Wanneer kan u beschikken over de diensten van het schoonmaakbedrijf? Werken ze ook ‘s nachts of tijdens het weekend?
  • Een contract afgesloten op middellange termijn (één tot drie jaar) moet u toelaten een voordelige prijs te verkrijgen. Het zal zeker zo zijn dat de onderhandelingen over een contract gemakkelijker zullen verlopen wanneer het een contract over een langere periode betreft.

Welke factoren beïnvloeden de prijs?

schoonmaken.jpgDe kosten variëren naargelang de oppervlakte en de plaats die moet schoongemaakt worden. Het aantal m² van uw bureaus heeft een rechtstreekse invloed op de prijs. Wanneer een verre verplaatsing noodzakelijk is, zal de prijs van de prestatie logischerwijze ook stijgen. Voor sommige types van schoonmaak kunnen er extra kosten aangerekend worden voor het gebruik van specifieke schoonmaakmachines. Deze kosten kunnen soms hoog oplopen. Vergeet niet te vermelden indien u reeds over dergelijk materiaal beschikt. Hoe frequenter de schoonmaak moet gebeuren, des te hoger de kosten van de schoonmaak zullen zijn. U zal geld besparen wanneer u opteert voor een globale prijs voor de schoonmaak. De prijzen worden dus interessanter wanneer de prestatie verschillende activiteiten groepeert.

Een paar tips

  • Het is noodzakelijk dat u duidelijk bepaalt wat u van het schoonmaakbedrijf verwacht, net als de kwaliteit die u verwacht. Stel dus vooraf een plan op, waarin u de schoonmaakfrequentie stipuleert alsook het vereiste resultaat. Preciseer tevens de verantwoordelijkheden van beide partijen. Dit vermijdt mogelijke misverstanden. Bijvoorbeeld: het opruimen van de werktuigen komt ten laste van de arbeiders van uw bedrijf, terwijl het schoonmaakbedrijf verantwoordelijk is voor de opbergkasten.
  • Probeer toch een minimum aan informatie te verkrijgen over het schoonmaakbedrijf. Beschikken ze over een verzekering? Betalen ze hun RSZ? Gaat het om een jonge onderneming of is ze reeds gedurende lange tijd gevestigd op de markt?
  • Gezien de concurrentie op de schoonmaakmarkt dient u niet te aarzelen om verschillende bedrijven tegen mekaar uit te spelen, teneinde de beste prijs te verkrijgen.
  • Beschikt het schoonmaakbedrijf over een nooddienst? Als een plotse gebeurtenis (brand of overstroming) zich voordoet in uw lokalen, kan het dan aan uw onmiddellijke noden beantwoorden?
  • Het is altijd interessant om verschillende offertes te laten opmaken. OP die manier kunt u de duurste schoonmaakbedrijven gemakkelijk elimineren. Vraag ook eens uw personeel naar hun behoeften en verwachtingen bij het bepalen van het lastenboek; niets ontmoedigt meer dan te moeten werken in een ruimte waarvan men vindt dat ze slecht onderhouden is.

Soorten prestaties:

Algemene schoonmaak
Schoonmaak en onderhoud van parkings, bureaus, opslagplaatsen en fabrieken. De verwijdering van afval en de aanvulling van de voorraad produkten voor persoonlijke hygiëne maken vaak deel uit van de algemene schoonmaak.

Industriële schoonmaak
Onderhoud van bureaumateriaal, machines en productiemiddelen.

Schoonmaak van gevels en ramen

Schoonmaak van tapijten

Schoonmaak van textiel, reinigen van werkkleding, handdoeken…

Schoonmaak van sanitaire lokalen
Desinfectering en ontkalking van sanitaire lokalen, onderhoud van de airconditioning, enz.

Onderhoud van elektriciteit- en sanitaire voorzieningen
Industriële schoonmaak, kleine werken m.b.t. elektriciteit en sanitaire installaties

Groenzorg
Onderhoud binnenshuis (planten en bloemen) en buitenshuis, dit kan ook voor bedrijven

Afvalbeheer

Verscheidene kleine werken
Schilderen en diverse kleine herstellingen.

Voorziening van produkten voor persoonlijke hygiëne

Bron: Bobex aankoopgids