Aankoopgids over adviesverlening: Hoe een consultant uitkiezen? Wat zijn de verschillende consulting diensten?

Er bestaat een grote verscheidenheid in de consulting markt, in functie van de specialisatie en de grootte van het kantoor. Zo vindt men individuele zelfstandige raadgevers naast grotere advieskantoren met nationale of internationale faam. In theorie heeft elke consultant een specialiteit. Sommigen zijn expert in functionele domeinen (financieel, productie, marketing, human resources,…), anderen hebben een sectoriële specialisatie (voeding, chemie,…), of zijn gespecialiseerd in zeer specifieke domeinen (bv. een bepaald beheerssysteem, een specifieke technologie,…).

techrfp.jpgAangezien elke consultant zich als een specialist profileert, is het belangrijk dat u duidelijk uw behoeften, uw objectieven en de verwachtte resultaten op voorhand definieert. De keuze van een consultant zal eerst en vooral afhangen van het type project. Typische consulting projecten zijn bv. het aanpassen van een organisatietructuur, het verbeteren van een productieproces, het doorvoeren van een kostenbesparing, het lanceren van een nieuw produkt. Elk project vereist een specifieke aanpak en daarom is het belangrijk om vanaf het begin van het project duidelijk af te lijnen.

Een mogelijke opsplitsing van de verschillende consultingdiensten:

  • Marketing & verkoop: De marketingconsultant zal u kunnen helpen bij uw commerciële activiteiten, zoals bv. het definiëren van een internet marketingstrategie, het uitvoeren van een marktstudie, het positionneren van een nieuw merk, het uittekenen en opvolgen van een reclame campagne, …
  • Strategie & organisatie: Of het nu gaat om het opstellen van een strategisch plan van uw bedrijf of om het begeleiden van uw bedrijf bij de keuze en ontwikkeling van nieuwe markten of sectoren, een consultant inzake strategie en organisatie kan u als neutrale raadgever helpen bij het nemen van moeilijke beslissingen. U kunt beroep doen op een strategische consultant tijdens een groeifase (bv. voor het herdefiniëren van uw organisatiestructuur) of gedurende een herstructureringsperiode (bv. voor het aanpassen van uw bedrijfsstrategie aan nieuwe uitdagingen).
  • Operationeel beheer: Indien u op zoek bent naar advies inzake productie, voorraadbeheer of aankoopbeheer, kunt u beroep doen op operationele of produktie consultants. Zij zullen u bv. helpen om cyclustijden te verkorten, om produktieprocessen te stroomlijnen of om kwaliteitscertificaten (ISO) te bekomen.
  • Financieel beheer: Het is mogelijk dat uw organisatie nood heeft aan advies inzake financiële (her)structurering. U bent misschien op zoek naar raad om uw toekomstige financiële behoeften te plannen? Of u wilt een financiële balans maken van uw onderneming met het oog op een fusie met een andere groep? Aarzel niet om een beroep te doen op een financiële raadgever, zij kunnen u helpen op elk moment van de levenscyclus van uw bedrijf: zowel tijdens de startfase, wanneer u op zoek bent naar kapitaal, als later om bv. uw schuldenlast te herfinancieren.
  • Informatica: gezien de snelle vooruitgang van de informatica binnen elk bedrijf, doen meer en meer ondernemingen beroep op externe IT specialisten om systemen op te zetten die de verschillende aspecten van uw bedrijf kunnen integreren (zoals bv. boekhoudpaketten, ERP-paketten, …). De consultant inzake informatietechnologie kan u helpen van de softwarekeuze tot het opzetten van een netwerk.

Alhoewel elk type consulting anders is, vindt men vaak dezelfde stappen in de aanpak van een project… Om meer te lezen:

  • Voorbereidingsfase en contact opname
    Tijdens de eerste fase gaat men veelal de problemen of knelpunten definiëren die men tijdens het project gaat aanpakken. Meestal worden eveneens
    de objectieven en verwachtte resultaten van het project bepaald.
  • Analyse fase
    Deze fase bestaat erin de oorzaken van de problemen te onderzoeken
    , alsook die elementen te bepalen die verbeterd kunnen worden.
  • Communicatie, onderzoek en informatie fase
    De raadgevers en de onderneming wisselen informatie uit en zoeken gemeenschappelijke oplossingen (vaak in werkgroepen).
  • Implementatiefase
    Tijdens de uitvoeringsfase worden concrete acties opgezet en zal men de veranderingen doorheen de organisatie communiceren en opvolgen.
  • Evaluatie, opvolging en reporting
    De verkregen resultaten worden gevolgd om de doeltreffendheid van het project na te gaan. Eventueel worden nog een aantal concrete acties opgezet.
Hoe kiest u een consultant?Vooraleer u begint met een aanbesteding uit te zenden naar potentiële dienstenleveranciers, zal u eerst het project duidelijk omlijnen: Welke zijn de knelpunten die u wilt oplossen? Wat verwacht u concreet van een consultant? Hoeveel tijd heeft u om een oplossing te vinden? ­ ­ ­ ­ ­

Vervolgens vraagt u zich af of u een beroep doet op een zelfstandige consultant, op een klein adviesbureau of op een groter kantoor? In ieder geval zult u meestal samenwerken met een kleine ploeg raadgevers of experten, zelfs al werkt u met een groot kantoor. Het grootste voordeel van een groot adviesbureau is de ervaring en de uitwisseling van die ervaring tussen de verschillende consulenten. De kans is groot dat het kantoor reeds gewerkt heeft op projecten die sterk lijken op het uwe, wat uiteraard een aanzienlijke troef is. Maar de tarieven van grotere consultingkantoren zijn vaak heel hoog en zij werken meestal enkel voor grotere ondernemingen of multinationals.

Kies steeds een consultant die gekwalificeerd is m.b.t. wat u van hem vraagt. Niets is frustrerender (voor uzelf en voor uw portefeuille) dan te moeten vaststellen dat een project niet vordert omdat u de slechte expert heeft gekozen. Vraag naar referenties: welke (succesvolle) projecten hebben zij reeds verwezenlijkt? welk opleidingsniveau hebben zij? wat zijn hun specifieke bekwaamheden?

Welke factoren beïnvloeden de prijs?Het is moeilijk om de waarde (en dus de prijs) van een consultingopdracht goed te begrijpen en te becijferen. ­ ­ ­ ­ ­

In het algemeen is de kost van uw project rechtstreeks verbonden met:

  • De complexiteit en de duur van het project
  • De (al dan niet internationale) faam van de consultant
  • Het aantal consultants dat aan het project werkt
Er bestaan verschillende vergoedingsmechanismen om de diensten van een consultant te waarderen. De meest voorkomende methodes zijn:
  • Het forfait: Klant en consultant komen een vast bedrag overeen. Het grote voordeel is uiteraard dat u exact op voorhand weet hoeveel u zult betalen. Let echter op de extra kosten (verplaatsingskosten, verblijfskosten, …).
  • In functie van het resultaat van het project: Ook hier vermindert u de kans dat u zich plots voor een aanzienlijke meerkost geplaatst ziet. De moeilijkheid hier is het vinden van een objectieve manier om het resultaat van het project op te meten. U bepaalt immers op voorhand de manier waarop u de toegevoegde waarde van de consultant zult meten (bv. 7% van de stijging van het zakencijfer die dankzij het project wordt gerealiseerd).
  • In functie van de tijd en de gemaakt kosten: het bureau zal u regelmatig (bijvoorbeeld maandelijks) een bedrag aanrekenen, berekend volgens een vooraf door de partijen vastgestelde formule. Het gaat dus om een kost per uur, met het risico dat het voorziene budget overschreden wordt.
Tips om te besparen­ ­ ­

Zoals hierboven vermeld, is het bijzonder nuttig om duidelijk het project af te bakenen op het vlak van timing, doelstelling en resultaat. Neem voldoende tijd om samen met de consultant duidelijk vast te leggen wat u van hem verwacht. Dit is bijzonder belangrijk indien u werkt met een vergoeding volgens uurtarief. ­ ­

­ ­ Vaak wordt aangeraden om met een forfait te werken en duidelijk de te bereiken resultaten te omschrijven. Op het einde van het project zal u samen een evaluatie maken en analyseren of de verhoopte resultaten gerealiseerd zijn.

­ ­ Bepaal ook duidelijk wie van uw medewerkers het project zal volgen. Een consultingopdracht is nooit éénzijdig, u zult waarschijnlijk intern een projectleider of misschien zelf een projectteam opzetten om samen met de consultants het project uit te voeren. Zorg ervoor dat het team over de nodige tijd beschikt om deel te nemen aan het prohject, zoniet bestaat de kans dat de timing van het project niet gerespecteerd wordt. Vergeet ook niet dat die medewerkers minder tijd zullen hebben voor hun dagdagelijkse activiteiten.

­ ­

Lexicon
  • Consultant: persoon die een bedrijf bijstaat om performanter te worden. Een externe consultant is geen lid van het bedrijf, maar een interne consultant wel.
  • Time & material: Tarificatie op uurbasis, de consultant factureert de gepresteerde uren­ en bijkomende kosten
  • Time sheet: rooster dat een consultant gebruikt om de gespresteerde uren toe te wijzen aan bepaalde klanten of opdrachten
  • On the beach: term gebruikt om aan te duiden dat een consultant (op een bepalld moment) zonder opdracht zit, en dus niet kan factureren…
Een prijsofferte vragen aan consultants­ ­ ­

Om een offerteaanvraag te sturen, klik hier op de gepaste rubriek:

Bronnen:
Bobex aankoopgids
Bobex nieuwsbrief