10 vaak voorkomende fouten bij het schrijven van offertes

Heb je een goede business? Heb je iets beters uitgevonden dan een gesneden brood? Bied je een fantastische service voor een prijs die zo laag is dat de mensen je deuren zouden moeten platlopen? En misschien zouden ze dat ook wel doen. Maar, voorlopig is het enige dat ze doen… een offerte vragen. Offertes horen erbij. Iedereen maakt ze en iedereen probeert er zijn prospects mee te verleiden. Maar de meeste offertes zitten slecht in elkaar. Hier lees je 10 redenen waarom offertes hun doel niet bereiken.

1. Ze zijn te lang. Offertes zijn niet bedoeld om indruk te maken op de klant. Er is niet zoiets als ‘de ideale lengte’, maar welke prospect gaat werkelijk alles lezen wat je schrijft? Nee, hij leest het diagonaal, kijkt naar de prijs en de tijdslijn.
2. Ze verwijzen niet naar de behoefte van de klant. Waarom heeft hij jou gevraagd om een offerte? Zorg maar dat je een kristalhelder antwoord hebt op die vraag. Teveel offertes nemen die behoefte niet (duidelijk) op in hun voorstel. De klant krijgt zo het idee dat je het niet hebt begrepen.
3. Ze zijn te technisch. Ok, jij bent de expert. Daarom vraag ik jou ook om een offerte. Ik wil er ook helemaal niet veel over weten. Je offerte heeft geen succes als het geschreven is in een taal die ik niet begrijp.
4. Ze verkopen geen voordelen. Offertes die niet op punt 2 ingaan, en teveel focussen op punt 3, verkopen geen voordeel. Als je geen voordeel biedt, val je uit de boot. En uit liefde voor alles wat heilig is: maak deze zo duidelijk als mogelijk is.
5. Ze zijn niet goed gestructureerd. Een offerte is een verhaal. Elk verhaal heeft een begin, een midden en een eind. Schrijf je offerte ook zo.
6. Spel- en grammaticafouten. Een offerte met spelfouten is onaanvaardbaar. Zo simpel is dat. Met grammaticale fouten ligt het iets lastiger. Drie tips: Lees het hardop. Schrijf korte zinnen. Laat het even nalezen.
7. Ze zijn slecht opgemaakt. Stijl is belangrijk. Daarbovenop: jouw offerte is niet de enige. Wil je eruit springen? Neem dan de tijd om het wat mooier te maken. Gebruik grotere titels, kleinere paragrafen, en gebruik kleur waar nodig. Als je iets te verkopen hebt, verpak het dan mooi.
8. Referenties ontbreken. Een offerte zonder referenties of getuigenissen is zinloos. Geef een aantal voorbeelden van eerdere opdrachten, en voeg zo een succes-gevoel toe aan je offerte. De boodschap is: je weet waar je mee bezig bent, en je kunt het bewijzen.
9. Er ontbreekt een ‘dankuwel’. Offertes zijn persoonlijk. Je schrijft geen handleiding voor een IKEA kast, of wel? Iemand heeft je gevraagd een offerte te maken. Bedank hem of haar daarvoor.
10. Er is geen ‘call to action’. Je stuurt je offerte. En wat dan? Ehhm.. ehhm.. oeps! Nee, zet er een glasheldere call to action in. Dat kan alles zijn, van vergadering tot handtekening zetten onder het contract, een telefonische afspraak om details toe te lichten, of nog iets anders. Het maakt niet eens veel uit. Belangrijk is dat er een volgende, logische stap is, en dat je je prospect laat weten wat die is.

Je business draait goed. Je werkt hard. Je verdient meer business. Laat offertes dan niet in de weg staan. Schrijf ze goed, en je zult meer opdrachten binnenhalen.

(Bron: Bobex nieuwsbrief september 2007)