Guide d’achat: services de nettoyage, comment choisir le bon prestataire? Information et astuces sur les activités de nettoyage en Belgique

Introduction: le marché des services de nettoyage

La propreté de vos locaux reflète l’image de votre société, et doit donc être prise au sérieux. Quel que soit votre besoin il faut garder à l’esprit que l’activité quotidienne de votre entreprise est génératrice de désordre, de saletés et de déchets. Vous ne pouvez pas compter sur votre personnel pour faire tout le nettoyage. Il vous faudra donc faire appel à une entreprise de nettoyage. Il y a environ 1.200 sociétés de nettoyage en Belgique. Un grand nombre d’entre elle dispose déjà d’une attestation CQL (Cleaning Quality Label) ou d’un certificat ISO 9002.

schoonmaken.jpgLe marché du nettoyage est réparti entre des sociétés de dimensions diverses, allant de l’indépendant à la PME et enfin à la toute grande entreprise. Les services proposés peuvent être spécialisés (nettoyage industriel, hospitalier, matériel informatique et téléphonique,…) ou généraux, offrant la gamme complète de services de nettoyage. Il est donc important de bien cerner votre besoin, car le prix dépend du type d’entretien, de la période de nettoyage et de sa fréquence, de la surface et parfois de la proximité d’autres chantiers. Pour en lire plus:
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Comment choisir un prestataire?
Après avoir défini vos besoins, la recherche du fournisseur passe par l’élaboration du cahier des charges qui servira de document de référence pour tous les fournisseurs que vous contacterez :
  • Un choix logique se base sur le prix. Mais il ne faut pas oublier la qualité de la prestation, qui dans ce domaine est très importante.
  • La réputation de la compagnie de nettoyage en dira long sur ses qualités de prestation. Si vous choisissez une entreprise connue sur le marché, vous serez probablement satisfait du service effectué.
  • Quand la compagnie de nettoyage est-elle disponible ? Preste-t-elle ses services durant la nuit ou le week-end ? Ceci vous aidera à cibler votre demande pour que le nettoyage corresponde à vos attentes.
  • Un contrat signé à moyen terme (un an ou plus) devrait vous permettre de disposer d’un prix avantageux. La négociation avec l’entreprise de nettoyage sera plus aisée lorsque le terme du contrat est plus long.­ ­

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Quels sont les générateurs de coûts?
  • Les coûts varient notamment en fonction de la surface à nettoyer, et du lieu de nettoyage. Le nombre de m² de vos bureaux a une influence directe sur le prix. Si un déplacement lointain doit se faire, le prix de la prestation devrait logiquement augmenter.
  • Pour certains types de nettoyage, il peut y avoir des coûts relatifs à des machines spécifiques de nettoyage qui peuvent être assez élevés. N’oubliez donc pas de spécifier si vous disposez déjà d’un­ tel matériel.
  • Plus la fréquence de nettoyage est élevée, plus le coût du nettoyage sera élevé.
  • Si vous optez pour un prix de nettoyage global, il est certain que vous pourrez économiser de l’argent. Les prix sont plus intéressants lorsque la prestation regroupe plusieurs activités.

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Les types de services: comment définir son besoin?­ ­ ­ ­ ­ ­

Le type de prestation

  • Nettoyage général
    Dépoussiérage et entretien de surfaces de bureau, mais aussi de parkings, entrepôts et usines. L’enlèvement des détritus et le renouvellement des stocks de produits d’hygiène fait souvent partie du nettoyage général.
  • Nettoyage industriel
    Entretien du matériel bureautique lourd, de machines et d’outils de production.
  • Nettoyage de façades et vitres
  • Nettoyage textile
    Nettoyage de vêtements de travail, d’essuie-mains…
  • Nettoyage des locaux sanitaires
    Désinfection et détartrage des locaux sanitaires, entretien du circuit de conditionnement d’air.
  • Entretien électricité ou sanitaire
    Le nettoyage industriel et des installations sanitaires, et des petits travaux en électricité.
  • Jardinage Entretien intérieur (plantes et fleurs) et extérieur.
  • Gestion des détritus
  • Approvisionnement de produits d’hygiène­ ­ ­ ­ ­ ­

    La fréquence et la période

    Ensuite vous devez définir la fréquence du service. Avez-vous besoin d’un nettoyage fréquent, à intervalles réguliers ? Ou bien êtes-vous uniquement intéressé par une prestation ponctuelle ?

    La fréquence dépendra du besoin, si un entretien général est à prévoir 2 fois par semaine, il n’en est pas de même pour l’entretien du matériel bureautique. Mais pourquoi ne pas prévoir une fréquence pour le nettoyage des tapis et la désinfection des conduits de conditionnement d’air, avant d’être confronté à des problèmes de type sanitaire.

    Un autre point important est de définir une période et un programme de nettoyage. Le nettoyage de vos locaux ne peut en aucun cas arrêter l’activité de votre personnel, il est donc important de déterminer une période de nettoyage.

    La surface

    Dernier élément à prendre en compte est le type et l’étendue de la surface. Vous ne faites pas nettoyer de la même manière un hall industriel de 4.000 m² et un local avec armoires et bureaux. Il faut donc prendre en compte le type de revêtement de sol, la surface, l’accessibilité, l’encombrement, l’équipement mobilier,… Tous ces éléments vont vous permettre de choisir le système de nettoyage le plus approprié, qu’il soit mécanique ou manuel.

    Le matériel mis à disposition Le nettoyage nécessite l’utilisation de produits et de matériel (machines ou ustensiles). Il est important de signaler ce qui sera mis à disposition, de façon à ce que votre fournisseur sache exactement ce qu’il devra prévoir comme machine ou comme frais de fourniture.

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Les astuces
  • Il est indispensable de bien définir ce que vous attendez du prestataire, ainsi que la qualité attendue. Etablissez en conséquence un planning de nettoyage en précisant la fréquence de chaque type de nettoyage ainsi que le résultat attendu. Précisez également les responsabilités de chaque partie. Ceci évite de possibles malentendus. Par exemple : le rangement des outils est à la charge des ouvriers de votre société, tandis que la société de nettoyage est responsable des armoires à outils.
  • Essayez d’avoir un minimum d’information sur l’entreprise de nettoyage. Possède-t-elle une assurance ? Est-ce une entreprise jeune ou est-elle depuis longtemps établie sur le marché ?
  • Vu la concurrence exercée sur le marché du nettoyage, il ne faut pas hésiter à faire jouer différents prestataires afin de pouvoir obtenir le meilleur prix. ·
  • Est-ce que la compagnie de nettoyage dispose d’un service d’urgence ? Si un événement soudain (incendie ou inondation) se produit dans vos locaux, pourra-t-elle répondre à vos besoins immédiats ?
  • Il est toujours intéressant d’avoir plusieurs devis, afin d’effectuer une comparaison qui peut aisément éliminer les compagnies de nettoyage les plus onéreuses. Pour la définition de votre cahier des charges, écoutez les besoins et les attentes votre personnel, rien n’est plus démotivant que de travailler dans un espace que l’on perçoit comme mal entretenu.
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